A contratação de um novo colaborador pode ser uma aventura bem cara: “Nem toda nova pessoa contratada vai ter conhecimento de todo o processo, e mesmo que um colaborador custe US$ 8/hora, pode acabar custando para a empresa cerca de US$ 3.500. Isso em custos de volume de negócios, tanto de forma direta quanto indireta.” É o que afirma a Source (uma das mais populares publicações on-line sobre empreendedorismo).

E o que fazer com os novos colaboradores?

Por que você precisa de treinamento para novos colaboradores?

Fornecer um programa de integração para um novo colaborador ajuda de diversas formas:

• Ele ajuda ao novo colaborador se sentir confortável e alivia qualquer ansiedade que possa estar sentindo;

• O novo colaborador pode compreender a organização em termos de missão, estrutura de trabalho, expectativas, normas e regulamentos;

• Um novo colaborador se torna mais socializado quando entende a organização, incluindo os níveis de gestão e organograma geral.

Por que você precisa de um programa de integração para novos colaboradores?

A integração ou onboarding é simplesmente uma ferramenta de gestão de conhecimento que ajuda a organização a evitar a armadilha de querer reinventar a roda. Ele também garante que os novos colaboradores sejam recebidos de forma equilibrada e equipados com todas as informações que eles necessitam para ter sucesso nas suas novas funções.

Se a maior parte do treinamento é presencial ou em um ambiente de e-learning, ou até mesmo Blended Learning, tenha uma programação consistente garantindo que todos os aspectos essenciais da organização ou o papel do indivíduo estão sendo abordados.

O que deve ser incluído no Programa de Integração?

O programa de integração deve ser feito com informações organizacionais e itens específicos que refletem o papel que o novo colaborador. Além disso, existem algumas questões gerais que devem ser abordadas.

Muitas destas questões podem ser comunicadas através do e-learning.

Políticas e regulamentos da empresa:

• Refletem questões de recursos humanos, tais como o absentismo, política de férias, procedimentos de queixas, avaliações de desempenho e afins. Algumas organizações oferecem manuais para serem lidos pelos novos colaboradores. Isso tudo pode ser gerido através de uma ferramenta de e-learning, garantindo a apresentação de todos os pontos e dando também ao novo colaborador, disponibilidade de tempo para analisar e compreender o material.

Regras de segurança e demais regulamentos:

• Mesmo atuando em um nível administrativo/escritório, existem regras de Segurança do Trabalho que devem ser abordadas no Programa de Integração.

Procedimentos de emergência:

• O que fazer e a quem se reportar no caso de uma situação de emergência no local.

Uso de equipamentos especiais e de manutenção:

• Abordar esse assunto pode ser tão simples como informar aonde fica a impressora multifuncional ou como configurar o e-mail.

Funções de trabalho específicas e responsabilidades:

• Incluindo limites e permissões da função, as expectativas a respeito da função e demais oportunidades de formação para o crescimento.

É importante fornecer uma versão digital, online, dos materiais que estão sendo apresentados ao novo colaborador garantindo que ele tenha um recurso para consultas futuras.

Assim como, também é fundamental a criação de um fórum para fazer perguntas, solicitar formulários que venham a ser necessários, e assim ter clareza sobre o seu papel e suas responsabilidades. Um programa de integração irá percorrer um longo caminho para garantir que tanto a equipe e a gerência tenham a informação que eles precisam, quando precisam.